Аналіз зовнішніх і внутрішніх сил в оточенні проекту

Abstract

UA: Постановка проблеми. Сьогодні в середовищі українських проектних менеджерів одна з найбільш обговорюваних тем – це управління зовнішніми і внутрішніми силами в оточенні проекту. Відомо, що найкращих результатів досягають ті проекти і організації, які максимально повно враховують вплив зацікавлених осіб і компетентно вибудовують свої взаємини з усіма зацікавленими сторонами, чим створюється цінність для всіх сторін, а не тільки для власників проектів. Аналіз публікацій і досліджень показує, що увага приділяється різним аспектам взаємодії проекту із зацікавленими сторонами, однак усі ці джерела фрагментарно викладають проблему, не даючи повного уявлення про процес у цілому. Менеджеру важливо бачити весь процес у цілому, щоб розуміти взаємозв'язок і значення послідовних дій і завдань, спрямованих на управління зацікавленими сторонами. Мета роботи – узагальнити і систематизувати комплекс знань щодо управління важливими дійовими особами в оточенні проекту, подати весь процес управління взаємодіями цілком і визначити можливості підвищення керованості зацікавленими сторонами як у структурному відношенні, так і в плані розвитку процесу. Автори виконали систематизацію методів управління зацікавленими сторонами в проекті. Вся напрацьована база знань наведена у вигляді структури, що містить: фази проекту; етапи управління; групи процесів; методи, інструменти, дії. На основі запропонованої систематизації весь комплекс завдань управління зацікавленими сторонами, показаний у вигляді єдиного процесу послідовних пов'язаних дій, що дозволяє менеджеру бачити і контролювати весь процес у цілому. Визначено можливості підвищення керованості зовнішніми чинниками і особами як у структурному відношенні, так і в плані розвитку процесу. Показано, що аналіз зовнішніх і внутрішніх сил створює базу для формування структур управління взаємовідносинами. Для створення формальної організації для управління взаємодіями слід враховувати два моменти: вибір формальної структури і критеріїв, за якими будуть оцінювати успішність управління взаємовідносинами. Запропоновано для вибору оптимальної структури скористатися методом аналізу ієрархій – уявлення проблеми у вигляді ієрархії. У розглянутій задачі структура представлена можливими альтернативами, які утворюють четвертий (нижчий) рівень ієрархії. Критерії та підкритерії, яким повинна відповідати структура, утворюють другий і третій рівні ієрархії. На вершині ієрархії мета – вибір оптимальної структури з точки зору кращого задоволення інтересів ключових дійових осіб в оточенні проекту. Показано, що оцінити успішність управління взаємодіями можливо через контроль часу, а для непідготовленого виконавця час на взаємодію підпорядковується рівнянню випадкового блукання. Якщо управління взаємодіями покласти на формальну структуру, весь комплекс завдань буде виконано набагато швидше. До того ж, час легко піддається виміру і може служити кількісною мірою оцінювання успішності управління взаємодіями за наявності структури і без неї.

RU: Постановка проблемы. Сегодня в среде украинских проектных менеджеров одной из самых обсуждаемых тем является управление внешними и внутренними силами в окружении проекта. Известно, что наилучших результатов добиваются те проекты и организации, которые максимально полно учитывают влияние заинтересованных лиц и компетентно выстраивают свои взаимоотношения со всеми заинтересованными сторонами, чем создается ценность для всех сторон, а не только для владельцев проектов. Анализ публикаций и исследований показывает, что внимание уделяется различным аспектам взаимодействия проекта с заинтересованными сторонами, однако все эти источники фрагментарно излагают проблему, не дают полного представления о процессе в целом. Менеджеру важно видеть и представлять весь процесс в целом, чтобы понимать взаимосвязь и значение последовательных действий и задач, направленных на управление заинтересованными сторонами. Цель работы – обобщить и систематизировать комплекс знаний относительно управления важными действующими лицами в окружении проекта, представить весь процесс управления взаимодействиями целиком и определить возможности повышения управляемости заинтересованными сторонами как в структурном отношении, так и в плане развития процесса. Авторами выполнена систематизация методов управления заинтересованными сторонами в проекте. Вся наработанная база знаний представлена в виде структуры, содержащей: фазы проекта; этапы управления; группы процессов; методы, инструменты, действия. На основе предложенной систематизации весь комплекс задач управления заинтересованными сторонами представлен в виде единого процесса последовательных связанных действий, что позволяет менеджеру видеть и контролировать весь процесс в целом. Определены возможности повышения управляемости внешними факторами и лицами как в структурном отношении, так и в плане развития процесса. Показано, что анализ внешних и внутренних сил создает базу для формирования структур управления взаимоотношениями. При создании формальной организации для управления взаимодействиями следует учитывать два момента: выбор формальной структуры и критерии, по которым будут оценивать успешность управления взаимоотношениями. Предложено для выбора оптимальной структуры воспользоваться методом анализа иерархий – представления проблемы в виде иерархии. В рассматриваемой задаче структура представлена возможными альтернативами, которые образуют четвертый (низший) уровень иерархии. Критерии и подкритерии, которым должна соответствовать структура, образуют второй и третий уровни иерархии. На вершине иерархии цель – выбор оптимальной структуры с точки зрения лучшего удовлетворения интересов ключевых действующих лиц в окружении проекта. Показано, что оценить успешность управления взаимодействиями можно через контроль времени, а для неподготовленного исполнителя время на взаимодействие подчиняется уравнению случайного блуждания. Если управление взаимодействиями возложить на формальную структуру, то весь комплекс задач будет выполнен гораздо быстрее. К тому же время легко поддается измерению и может служить количественной мерой оценки успешности управления взаимодействиями при наличии структуры и без неё.

EN: Today among Ukrainian project managers one of the most discussed topics is the management of external and internal forces in the project environment. It is known that the best results are achieved by those projects and organizations that take maximum into account the influence of stakeholders and competently build their relationships with all stakeholders, which creates value for all parties, and not just for project owners. The analysis of publications and studies shows that attention is paid to various aspects of the project's interaction with stakeholders, but all these sources give a fragmentary account of the problem, do not give a complete picture of the process as a whole. It is important for the manager to see and represent the whole process in order to understand the relationship and significance of successive actions and tasks aimed at managing stakeholders. Purpose. The aim of the work is to summarize and systematize the knowledge complex concerning the management of important actors in the project environment, to present the whole process of managing interactions entirely and to identify opportunities for improving the manageability of stakeholders, both structurally and in terms of the development of the process. The authors have systematized the methods of managing stakeholders in the project. All the accumulated knowledge base is represented in the form of a structure containing: the phases of the project; stages of management; group of processes; methods, tools, actions. Based on the proposed systematization, the entire set of stakeholder management tasks is presented in the form of a single process of sequential related actions, which allows the manager to see and monitor the whole process. The possibilities of increasing the controllability of external factors and persons both in structural terms and in terms of development of the process are determined. It is shown that the analysis of external and internal forces creates a basis for the formation of relationships management structures. When creating a formal organization for managing interactions, two things should be considered: the choice of the formal structure and the criteria by which to evaluate the success of relationship management. It is proposed to use the method of hierarchy analysis to select the optimal structure - representation of the problem in the form of a hierarchy. In the problem under consideration, the structure is represented by possible alternatives that form the fourth (lower) level of the hierarchy. The criteria and sub-criteria to which the structure should correspond form the second and third levels of the hierarchy. At the top of the hierarchy, the goal is to select the optimal structure in terms of better satisfaction of the interests of key actors in the project environment. It is shown that it is possible to assess the success of managing interactions by time control. It is shown that for an unprepared artist, the time for the interaction is subject to the random walk equation. If the management of interactions is entrusted to a formal structure, the whole complex of tasks will be performed much faster. In addition, time is easy to measure and can serve as a quantitative measure of the evaluation of the success of managing interactions in the presence of a structure and without it. Object of study. Management processes of the persons, who interested in the project environment. Subject of study. Methods and tools for the project management environment.