Дослідження діловодства та документообігу в установі: етапи, принципи, методи

Abstract

UK: Постановка проблеми. Фахова підготовка сучасного фахівця з документознавства та інформаційної діяльності передбачає й уміння застосувати на практиці здобуті знання, зокрема, у науководослідницькій роботі. Головними сферами застосування документознавчих знань є діловодство в установах та організаціях, документаційне забезпечення управління, документаційне забезпечення кадрової роботи, організація інформаційної діяльності архіву установи, аналітична обробка та оптимізація інформаційних потоків в організації. Мета статті. Окреслити етапи та кроки дослідження діловодства та документообігу в установі; виявити та змоделювати структуру установи, викрити недоліки діловодних процедур і кроків, нормативнометодичного та матеріально-технічного забезпечення, документообігу в цілому та формулярів окремих документів; запропонувати низку заходів щодо раціоналізації та оптимізації. Висновок. Дослідник діловодства та документообігу установи в процесі дослідження застосовує такі методи як інформаційний аналіз, формулярний аналіз, метод уніфікації, метод спостереження, анкетування, інтерв'ювання та опитування, системний та структурно-функціональний. Він складає дві моделі: змістовно-логічну “модель системи”, яка фіксуватиме стан речей, допомагаючи вивчати властивості об'єкта за допомогою його уявного замінника. Друга – “модель для системи”, або ідеальний варіант об'єкта у його майбутньому, коли буде реалізовано пропозиції щодо раціоналізації та оптимізації. Таким чином, розроблено та запропоновано рекомендації, що допоможуть фахівцеві з документознавства скласти та ефективно реалізувати наукову програму практичного дослідження

RU: Постановка проблемы. Профессиональная подготовка современного специалиста по документоведению и информационной деятельности предполагает и умение применить на практике полученные знания, в частности, в научно-исследовательской работе. Главными сферами применения документоведческих знаний является делопроизводство в учреждениях и организациях, документационное обеспечение управления, документационное обеспечение кадровой работы, организация информационной деятельности архива учреждения, аналитическая обработка и оптимизация информационных потоков в организации. Цель статьи. Обозначить этапы и шаги исследования делопроизводства и документооборота в учреждении; выявить и смоделировать структуру учреждения, разоблачить недостатки делопроизводственных процедур и шагов, нормативнометодического и материально-технического обеспечения, документооборота в целом и формуляров отдельных документов; предложить ряд мер по рационализации и оптимизации. Вывод. Исследователь делопроизводства и документооборота учреждения в процессе исследования применяет такие методы как информационный анализ, формулярный анализ, метод унификации, метод наблюдения, анкетирование, интервьюирование и опрос, системный и структурно-функциональный. Он составляет две модели: содержательно-логическую “модель системы”, которая будут фиксированы положение вещей, помогая изучать свойства объекта с помощью его воображаемого заменителя. Вторая – “модель для системы” или идеальный вариант объекта в его будущем, когда будет реализовано предложения по рационализации и оптимизации. Таким образом, разработаны и предложены рекомендации, которые помогут специалисту по документоведению составить и эффективно реализовать научную программу практического исследования

EN: Introduction into problem.The professional training of modern specialist in Document Sciences and Information Activities provides the ability to put acquired knowledge into practice particularly in scientific research. The main areas of knowledge applying are Corporate Records and Document Management, Staff Document Manage-ment and Archives Information Activities, Analytical Process and Information Optimization. The purpose. The main purposes are: to show the Document Management and Corporate Records stages and steps; to determine and design the structure of the Corporation; to reveal Corporate Records Procedure and Steps errors; to provide regulatory and proce-dural documents and material and technical facilities; to provide document management in general and document forms particularly; to provide simplification of operation and document optimization. Conclusion. Corporate Records and Document Management Researcher in the process of investigation applies the methods, such as: information analyses, blank-form analyses, unification method, method of observation, interview, questionnaire survey, system and structural and functional methods. The Researcher designs two models. The first model is a content-logical one that is called “model of system” and that records current things. The model helps to study object features by its proper substitute. The second model is called “model for system” that is an ideal invariant of an object in its future when simplification of op-eration and optimization are applied. Thus, some recommendations are proposed to help specialist in Document Scienc-es design and provide scientific research